Digitalización de documentos

“Todas las administracions públicas ya operan bajo la “Ley 39/2015, de 1 de Octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.” y a la “Ley 40/2015, de 1 de Octubre de regimén jurídico del sector público”

La Digitalización es el proceso de convertir documentos que se encuentran en formato papel a formato digital estructurado y, por tanto, pueden ser integrados para ser tratados automáticamente en su sistema de información. Las empresas tienen que ser más competitivas y más relevantes en un mercado que cambia diariamente, además, de mejorar la eficiencia y la productividad, así como la reducción de costes.
En este mundo de alta competencia, saldrán más beneficiadas aquellas empresas que busquen las formes más eficaces de trabajar y por lo tanto obtengan ventajas competitivas frente al resto.

En SPM podemos digitalizar cualquier tipo de documento gracias al hardware más actual y la tecnología más avanzada como son:

  • Albaranes para diferentes sectores.
  • Facturas para una oficina sin papel: llegamos a contabilizar el 95 % de las facturas sin ni siquiera ver un papel encima de la mesa.
  • Historias clínicas para modernizar centros médicos.
  • Expedientes administrativos, de recursos humanos, de clientes, expedientes de riesgo, de proveedores, de producto, técnicos, etc.
  • Contratos eliminando tareas de gestión y archivo de la documentación contractual.
  • Escrituras para ganar en espacio en la oficina y ahorrar en fotocopias.

También nos encargaremos de preparar sus documentos desgrapando, unificando y clasificando para adecuar sus documentos a la captura mediante software de última generación, aportando los siguientes beneficios a su empresa:

  • Disminución del uso del papel y elementos de impresión.
  • Disminución de costes de almacenamiento.
  • Descentralización de la información al estar guardada en archivos digitales a los que pueden acceder de forma simultánea varios usuarios.
  • Garantía de la conservación de los documentos. Agilidad en las búsquedas de documentos que se encuentran normalizados y ordenados.
  • Aumento de la productividad de los empleados que pierden menos tiempo en tareas de archivo y utilizan ese tiempo para tareas más productivas.
  • Acceso seguro y rápido a esos documentos.
  • Pueden imprimirse copias exactas del original en cualquier momento, y además, estas copias exactas sirven como copia de seguridad de los documentos.
  • La información que está digitalizada puede ser modificada y utilizada para otros fines.
  • Se facilita la difusión online de los documentos. Éstos pueden redistribuirse de forma inmediata sin enviar la copia física ni esperar la confirmación de su recepción.
  • Contribuye al mantenimiento y mejora del Medio Ambiente ayudando a disminuir la contaminación generada por el papel.