Digitalització de documents

"Totes les Administracions públiques ja operen sota la" Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques. " i a la" Llei 40/2015, d'1 d'octubre de regimén jurídic del sector públic "

La Digitalització és el procés de convertir documents que es troben en format paper a format digital estructurat i, per tant, poden ser integrats per ser tractats automàticament en el seu sistema d'informació. Les empreses han de ser més competitives i més rellevants en un mercat que canvia diàriament, a més, de millorar l'eficiència i la productivitat, així com la reducció de costos.
En aquest món d'alta competència, sortiran més beneficiades aquelles empreses que busquin les formes més eficaces de treballar i per tant obtinguin avantatges competitius enfront de la resta.

A SPM podem digitalitzar qualsevol tipus de document gràcies al maquinari més actual i la tecnologia més avançada com són:

  • Albarans per a diferents sectors.
  • Factures per a una oficina sense paper: arribem a comptabilitzar el 95% de les factures sense ni tan sols veure un paper a sobre de la taula.
  • Històries clíniques per modernitzar centres mèdics.
  • Expedients administratius , de recursos humans, de clients, expedients de risc, de proveïdors, de producte, tècnics, etc.
  • Contractes eliminant tasques de gestió i arxiu de la documentació contractual.
  • Escriptures per guanyar en espai a l'oficina i estalviar en fotocòpies.

També ens encarregarem de preparar els seus documents desgrapando, unificant i classificant per adequar els seus documents a la captura mitjançant programari d'última generació, aportant els següents beneficis a la seva empresa:

  • Disminució de l'ús del paper i elements d'impressió.
  • Disminució de costos d'emmagatzematge.
  • Descentralització de la informació a l'estar guardada en arxius digitals als quals poden accedir de forma simultània diversos usuaris.
  • Garantia de la conservació dels documents. Agilitat en les recerques de documents que es troben normalitzats i ordenats.
  • Augment de la productivitat dels empleats que perden menys temps en tasques d'arxiu i utilitzen aquest temps per a tasques més productives.
  • Accés segur i ràpid a aquests documents.
  • Poden imprimir còpies exactes de l'original en qualsevol moment, ia més, aquestes còpies exactes serveixen com còpia de seguretat dels documents.
  • La informació que està digitalitzada pot ser modificada i utilitzada per altres fins.
  • Es facilita la difusió en línia dels documents. Aquests poden redistribuir de forma immediata sense enviar la còpia física ni esperar la confirmació de la recepció.
  • Contribueix al manteniment i millora del Medi Ambient ajudant a disminuir la contaminació generada pel paper.